Kun tarvitaan tietoa aiemmasta projektista, toimivasta ratkaisusta tai vuosia sitten tehdystä päätöksestä, alkaa etsiminen. Tai kysytään henkilöltä, jonka arvellaan muistavan asian.
Tekoäly mahdollistaa tähän jo paljon paremman toimintamallin.
Rakensimme The Satamaan tekoälyyn perustuvan organisaatiomuistin, joka tuo 15 vuoden aikana syntyneen osaamisen koko tiimin käyttöön. Nyt rakennamme vastaavia ratkaisuja myös asiakkaillemme.
15 vuoden osaaminen sekunneissa käyttöön
The Satamassa on vuosien aikana syntynyt valtava määrä asiakastöitä, kampanjoita, strategioita, analyysejä, tarjouksia, sisältöjä ja projektien aikana kertynyttä tietoa.
Aiemmin niiden hyödyntäminen riippui paljon siitä, kuka sattui tuntemaan asiakkaan tai muistamaan tehdyn työn. Nyt tätä tietoa voidaan hakea, yhdistää ja hyödyntää tekoälyn avulla.
Kun aloitamme uuden toimeksiannon, asiakastiimin käytössä on samalla koko organisaation aiempi osaaminen. Voimme esimerkiksi selvittää nopeasti, mitä asiakkaalle on aikaisemmin tehty, millaisia ratkaisuja vastaavissa tilanteissa on käytetty tai mitä jostain toimialasta olemme vuosien aikana oppineet.
Tieto säilyy myös silloin, kun projektien tekijät vaihtuvat.
Mitä hyötyä organisaatiomuistista on käytännössä?
Oman organisaatiomuistimme vaikutukset näkyvät jo päivittäisessä työssä. Rutiininomaisten tarjousten valmisteluaika on lyhentynyt parhaimmillaan noin 90 prosenttia. Strategioihin ja raportointiin käytetty aika on pudonnut noin puoleen.
Nopeuden lisäksi olemme saaneet tasaisempaa laatua. Aiemmin tehty työ ja yhdessä opitut asiat löytyvät uuden työn pohjaksi riippumatta siitä, kuka toimeksiantoa tekee.
Samalla asiantuntijoiden aikaa vapautuu tehtäviin, joissa ihmisestä on eniten hyötyä: ajatteluun, luoviin ratkaisuihin, päätöksentekoon ja asiakkaiden kanssa työskentelyyn.
Organisaatiomuisti voi myös tehdä asioita
Tiedon löytäminen on vasta yksi käyttötapa. Olemme rakentaneet Wanhan Sataman tapahtumatuotantoon samalla periaatteella toimivan keskustelevan tuotantoassistentin. Se yhdistää tarjouspyyntöjä, asiakastietoja, projektien tehtäviä ja aikatauluja, palaverimuistioita, sähköpostia ja kalenteria.
Uuden tarjouspyynnön saapuessa assistentti voi avata projektin ja valmistella tarjousluonnoksen hinnoittelun ja tilakapasiteetin perusteella. Projektin edetessä se auttaa pitämään tehtävät ajan tasalla ja nostaa esiin esimerkiksi puuttuvia lupia tai päällekkäisiä tilavarauksia.
Projektivastaava voi siis kysyä tapahtuman tilanteen sen sijaan, että tieto pitäisi koota useasta eri paikasta.
Milloin organisaatiomuistista on eniten hyötyä?
Hyötypotentiaali kasvaa nopeasti, jos organisaatiossa on paljon vuosien aikana kertynyttä tietoa ja useita järjestelmiä.
Erityisen kiinnostava organisaatiomuisti on yritykselle, jossa:
- asiakas- ja projektihistoriaa on kertynyt paljon
- samankaltaisia tehtäviä tehdään toistuvasti
- tietoa sijaitsee useissa järjestelmissä ja kansioissa
- oikean tiedon löytäminen vie asiantuntijoiden aikaa
- tärkeää osaamista on yksittäisten ihmisten muistissa
- henkilövaihdoksissa on vaarana menettää hiljaista tietoa
- tekoälyä käytetään jo, mutta jokainen työntekijä hyödyntää sitä lähinnä omalla tavallaan.
Usein lähtötilanne on siis varsin hyvä. Tietoa ei tarvitse ensin keksiä tai tuottaa valtavia määriä lisää. Olennaisempaa on saada olemassa oleva tieto järkevästi koko organisaation käyttöön.
Miten yrityksen oma organisaatiomuisti rakennetaan?
Jokaisen organisaation tieto, järjestelmät, prosessit ja tavoitteet ovat erilaisia. Siksi myös toteutus suunnitellaan niiden ympärille.
Aloitamme määrittelemällä, missä tekoälystä ja yhteisestä muistista olisi eniten hyötyä. Samalla kartoitetaan tarvittavat tietolähteet, nykyiset työkalut ja prosessit.
Sen jälkeen määritellään, mitä tietoa tekoälyn pitää pystyä hyödyntämään ja mitä sillä halutaan tehdä. Mukaan voidaan tuoda esimerkiksi yrityksen omia dokumentteja, verkkosivuston analytiikkaa, markkinoinnin dataa, toimialatietoa ja muita tarvittavia tietolähteitä.
Tärkeä osa kokonaisuutta ovat myös käyttöoikeudet ja luottamuksellisen tiedon käsittely. Kaiken organisaation tiedon ei luonnollisesti kuulu olla kaikkien tai tekoälyn käytettävissä.
Lopuksi rakennetaan käytännön toimintamallit ja koulutetaan henkilöstö hyödyntämään niitä päivittäisessä työssään.
Tavoitteena on, että tekoäly tuntee organisaation oman toiminnan, historian, tiedon ja tavoitteet riittävän hyvin ollakseen aidosti hyödyllinen työpari.
AI-työkalu on vasta alku
Tekoälysovelluksen saa nykyään käyttöön muutamassa minuutissa. Suurempi hyöty syntyy, kun tekoäly pääsee hyödyntämään hallitusti organisaation omaa tietoa ja liittyy osaksi sen päivittäisiä prosesseja.
Meillä tämä tarkoittaa jo sitä, että 15 vuoden osaaminen kulkee jokaisen asiantuntijan mukana.
Veikkaamme, että muutaman vuoden päästä vastaava organisaatiomuisti löytyy tavalla tai toisella lähes jokaisesta asiantuntijaorganisaatiosta.
Paljonko teidän organisaationne osaamisesta jää tällä hetkellä hyödyntämättä?
Selvitetään se yhdessä.
The Sataman organisaatiomuisti mediassa
Y-lehti julkaisi artikkelin The Sataman tekoälyyn perustuvasta organisaatiomuistista ja sen tähänastisista tuloksista.
